Автоматизация
документооборота
Повысьте эффективность работы с документами
и сократите издержки на поиск и обработку
нужного документа.
Когда компания принимает решение об автоматизации бизнес-процессов, в ТОП3 отдела, которые автоматизируют в первую очередь, входит отдел документооборота. В компании с развитием деятельности накапливается множество кадровых, бухгалтерских, юридических и других видов документов на бумажном носителе, решающие важные задачи внутреннего и внешнего документооборота.
Такое постепенное накопление массива бумажных документов, иными словами, бумажного архива, (при отсутствии системы электронного архива документов) приводит к возникновению типовых вопросов и проблем.
Поиск документов требует много времени?
Необходимо предоставить документы по запросу контролирующих органов?
Нет возможности отследить какая версия документа является актуальной?
Низкий уровень конфиденциальности, нет разграничения доступа?
Высокие риски потери и повреждения бумажных документов?
Решить проблемы бумажного архива документов можно внедрением системы электронного архива. Электронный архив – это централизованное цифровое хранилище всех документов организации. Полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива, к сожалению, нельзя, но установка системы электронного архива позволяет вывезти бумаги из офиса в специализированное защищенное хранилище и работать с документами в электронном виде.
Организация системы электронного архива подразумевает архивирование и быстрый оперативный поиск документов. В таких условиях повышается скорость работы с бумагами, а оригиналы ваших документов надежно защищены.
Система электронного архива должна отвечать следующим требованиям: удобный и эргономичный интерфейс; минимальное время на загрузку документов; интуитивно понятный поиск по документам; обучение сотрудников работе с электронными документами должно занимать адекватное время; возможность интеграции с бухгалтерской системой.
Автоматизация документооборота важна для любой компании, но особенно полезна она предприятиям с большим количеством документов. Скорость решения рутинных задач влияет на работу организации — чем меньше сотрудники тратят времени на рутину, тем выше производительность. Система электронного архива поможет отделам компании работать слаженно, сохранять высокий уровень конфиденциальности документов, уменьшить количество ошибок и ускорить обмен документами как с контрагентами так и внутри организации.
повышение производительности
Автоматизация уменьшает количество рутинных действий, что приводит к повышению производительности труда.
экономия времени
Cущественная экономия времени поиска документа в электронном архиве по реквизитам или по содержимому документа.
надежность хранения
Надежность хранения электронных документов обеспечивается системой распределенного резервного копирования.
СТОИМОСТЬ
Стоимость услуг рассчитывается индивидуально и зависит от объема работы, масштаба внедрения и количества сотрудников. Для оценки стоимости необходимо четкое понимание бизнес-целей, иными словами, к чему должна привести автоматизация. Также необходимо верхнеуровневое понимание текущего состояния бизнес-процессов компании. Предварительная стоимость проекта определяется на бесплатной первичной консультации.
СРОКИ
Сроки оказания услуги автоматизации, также как и стоимость, зависят от объема работы, масштаба внедрения, количества сотрудников, и, кроме того, от величины компании и текущей ситуации. На реализацию проекта может потребоваться от 1 месяца до 12 месяцев. По Вашему желанию мы можем внедрять решения по автоматизации поэтапно и с перерывами для лучшего встраивания в жизнь компании.
РЕЗУЛЬТАТ
Результатом нашей работы является внедренное и стабильно работающее решение по автоматизации функционального блока вашей компании «под ключ». Такое решение делает бизнес-процессы проще и эффективнее, что положительно сказывается на рентабельности компании. При этом мы разрабатываем такие решения, в которых логика работы сотрудников органично сочетается с логикой работы средств автоматизации.
Быстрый поиск
Оперативный и удобный поиск документов по разным параметрам отбора
Совместная работа
Возможность совместной работы нескольких сотрудников с одним скан-образом документа.
Выгрузки реестров
Формируйте необходимые выгрузки реестров документов в Excel по заданным параметрам (заказчик, поставщик, дата документа и т.п.).
Права доступа
Разграничьте права доступа сотрудников к конкретным документам и к типам документов.
Надежность
Доверьте ваши документы партнеру, который обеспечит надежность и защищенность базы данных.
Среди наших клиентов такие
компании, как:
Вам не нужно готовить техническое задание на разработку. По итогам аудита мы самостоятельно:
Проведем бесплатную консультацию по автоматизации с учетом особенностей бизнес-процессов вашей компании.
*Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Ниже представлены вопросы, которые часто возникают, когда речь идет о внедрении решений по автоматизации, и ответы на них.
Оставьте заявку на консультацию, и мы подберем
для вас
подходящее решение!
Документообороту в организации уделяется особое внимание, поскольку оперативный доступ к нужной информации напрямую влияет на управленческие решения, клиентский сервис, взаимодействие с контрагентами, инвесторами. Автоматизация документооборота позволит сэкономить и время, и деньги за счет формирования единой цифровой среды с доступом к различным базам данных.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота подразумевает внедрение программного обеспечения, которое упрощает процедуру разработки, отправки, хранения и распространения внутренних документов компании. В результате структурные подразделения, филиалы и представительства обмениваются электронными документами, что существенно экономит время, трудозатраты и позволяет избежать ошибок, обусловленных человеческим фактором.
При внедрении информационных систем по автоматизации документооборота у компании:
Выгоды от использования автоматизации могут быть и материальными (экономия денег), и репутационными. На рынке представлены качественные решения для различного бизнеса. При выборе инструмента рекомендуем ориентироваться на поставленные цели.
Система автоматизации документооборота и учета может быть представлена в следующих вариантах:
Автоматизация процессов документооборота осуществляется по следующему алгоритму:
Ищете инструменты для более эффективной деятельности компании? Начните с автоматизации документооборота. Позвоните нам, и мы подберем для вас оптимальное решение.
