Будущее автоматизации документооборота: ключевые тенденции и перспективы

Документообороту на предприятии отводится особая роль, так как своевременная работа с внешними и внутренними документами напрямую влияет на конкурентоспособность бизнеса. Для исключения перебоев, повышения исполнительской дисциплины, ускорения процессов согласования необходима его грамотная автоматизация.

Почему важно выбрать надежную и многофункциональную систему

Использование правильно подобранной системы автоматизации документооборота позволяет бизнесу исключить ряд рутинных, повторяющихся задач. Статистика показывает, что сотрудники начинают работать производительнее, поскольку:

• минимизируются их трудозатраты за счет исключения рутинных операций;
• появляется мгновенный доступ к необходимой информации (скорость реагирования на изменения выступает конкурентным преимуществом);
• упрощается процесс согласования и появляется возможность отслеживания маршрута передвижения документов;
• повышается конфиденциальность информации;
• можно совместно работать над документацией.

Критерии выбора автоматизации документооборота

При выборе программного обеспечения обратите внимание на следующие критерии:

1. Простоту настройки рабочих процессов. Программное обеспечение позволяет создать единую информационную систему компании, что приведет к повышению производительности и минимизации человеческих ошибок.
2. Прозрачность механизма управления документами. Сюда включается не только хранение и использование документов, но и их распространение. Каждый пользователь при наличии прав доступа может отследить весь жизненный путь документа: от создания и редактирования до утверждения или передачи в архив. Существенно снижаются риски работы с неактуальной версией документа или недостоверными данными.
3. Возможность параллельной работы. Появляется возможность совместной работы с документами, что приводит к повышению производительности труда и позволяет оперативно принять верные управленческие решения.
4. Упрощенный ввод сведений. При хранении документов заполняются определенные поля, что позволяет оперативно найти необходимый документ.
5. Интуитивно понятный интерфейс. Не должно быть сложной иерархической структуры и проблем с поиском документов.

Основные тренды

Тенденции управления документами приобретают особую значимость в современном мире, что обусловлено необходимостью быстрого реагирования на любые изменения. В этой сфере можно выделить следующие тренды:

1. Переход на облачные хранилища. Позволяет получить доступ к документам из любых устройств и не требует подключения к корпоративной сети. Это значит, что сотрудники могут работать с документами с любой локации без привязки к рабочему месту.
2. Применение искусственного интеллекта. Привычные методы организации документооборота оттесняются на второй план. Для распознавания документов, их классификации активно применяются инструменты искусственного интеллекта.
3. Подключение блокчейна для исключения несанкционированного распространения или редактирования документов. По сути, это цифровой реестр, который предотвращает любые несогласованные действия.
4. Использование инструментов RPA. Например, применение искусственного интеллекта позволяет оптимизировать рутинные и часто повторяющиеся процессы. Также он может анализировать каждый документ и предоставлять рекомендации по его улучшению. С помощью искусственного интеллекта можно оценивать и сравнивать идентичные случаи и события. Сюда также относится внедрение элементов машинного обучения для автоматической классификации документов и извлечения информации, прогнозирования сроков обработки документов и т.д.
5. Интеграция с новыми и существующими сервисами, типа “Госуслуги”, “Госключ” и тд. Для полноценной работы с ними необходимо создание специальных модулей интеграции и усложнения архитектуры электронного документооборота.
6. Появление возможностей low-code. Настройка без программистов существенно экономит временные затраты. Своевременное реагирование на изменения особенно важно в СЭДО для упорядочивания большого количества документов, их статусов, согласующих лиц и т.д.
7. Выбор в пользу гибкого интерфейса. Большая часть систем документооборота до сих пор использует статичный интерфейс. Современное ПО позволяет его настроить под потребности конкретного пользователя.
8. Использование технологии process mining для оценки потенциала компании в части развития. Система электронного документооборота содержит большой массив данных о становлении и развитии компании. Его анализ позволит выявить тенденции и закономерности, разработать новые стратегические направления с учетом сложившейся специфики.

Станет ли система документооборота составной частью CRM-системы?

Нет, у этих систем различные назначения и требования. Система автоматизации документооборота ориентирована на упорядоченный документопоток, своевременность работы с внутренними и внешними документами. У CRM-систем иные, более узкоспециализированные цели. Эксперты различных международных компаний уверены, что системы продолжат работать совместно, так как необходимо взаимодействие между ними.