Обработка документов является сложным и трудоемким процессом, отнимающим много времени и сил. Для повышения конкурентоспособности бизнеса, оптимизации временных и финансовых затрат требуется автоматизация документооборота. Данная процедура применима как к малому, так к среднему и крупному бизнесу.
Системы электронного документооборота выступают комплексными продуктами с различным функционалом. Автоматизация позволяет:
Данный процесс включает следующие этапы:
На этом этапе фиксируются цели и стратегия внедрения автоматизации документооборота. Изначально выявляются проблемы в документообороте, например, большие временные затраты, потеря документов, сложность согласования, отсутствие контроля за документопотоком, низкая исполнительная дисциплина и т.д. Для определения основных проблем назначается рабочая группа, состоящая из руководителя, ИТ-специалистов, сотрудников различных смежных подразделений.
На данном этапе проводятся следующие мероприятия:
Нередко перед установкой нового ПО требуется проведение технической модернизации имеющейся инфраструктуры или приобретение дополнительного оборудования. Далее ПО устанавливается на сервер и рабочие места сотрудников, проводится его тестирование.
В случае успешного тестирования проводится обучение работников и ввод системы в промышленную эксплуатацию.
Внедрение автоматизации документооборота будет успешным, если правильно выбрать программное обеспечение, удовлетворяющее потребностям конкретной организации, и четко соблюдать перечисленные этапы.
