Преимущества автоматизации тендерного отдела

Участие в закупках – трудоемкий процесс, сформированный множеством стадий, специфика которого определяется массой тонкостей, зависящих от области предпринимательской деятельности, объектов, в отношении которых проводится закупка, режима налогообложения и прочего.

Даже при грамотном планировании процесса, высокой квалификации, специалистам, представляющим отдел закупок, приходится решать массу возникающих проблем. Даже небольшие разногласия между подразделениями, входящими в отдел закупок, приводят к неприятностям, несвоевременности подачи заявок, срывам выгодных контрактов.

Все стадии нуждаются в тщательных предварительных расчетах. В первую очередь, это касается работы с документами. Необходимо составить отчеты для представителей руководящего состава, вышестоящих отделов, грамотно заполнить все бланки и протоколы. Недопустимы даже минимальные ошибки, а вероятность их допущения – очень высока, велико влияние человеческого фактора. Решить проблему можно, автоматизировав работу тендерного отдела. Какие преимущества дает автоматизация?

Преимущества автоматизации

Автоматизировать закупки удается при помощи специализированного программного обеспечения, которое снимает нагрузку со специалистов, выполняет делегированные им операции. Доступны как универсальные программы, так и узкопрофильные, ориентированные на конкретную область.

Оператору нужно обозначить требуемые показатели, после чего программа сама проведет все действия, делегирует задачу определенным отделам, сформирует исходные документы и отчеты, согласует все процессы.

Загрузка информации из реестров, равно как и внесение ее в соответствующие документы, происходит автоматически. Дополнительно контролируется присутствие всех необходимых бумаг, проводятся сверки бюджета, чтобы его хватило для заключения договора на закупку.

Автоматизация обладает и набором других достоинств:

1. Абсолютная прозрачность процедуры. Каждая стадия максимально понятна для всех участников процессы, невозможно сфальсифицировать документы, намеренно подделать их с целью получения финансовой выгоды, выйти за пределы доступных полномочий.
2. Повышение скорости поиска выгодных конкурсов, сбор полной, подробной информации по ним.
3. Сокращение затрат. Благодаря автоматизации, доступный бюджет расходуется максимально рационально и эффективно, удается отыскать подрядчиков, готовых работать на наиболее выгодных условиях.
4. Повышение общей эффективности работы компании. Автоматизация снимает основную нагрузку с менеджеров, можно более рационально использовать их время и квалификацию, избавить от рутины, привлекать к по-настоящему сложным и ответственным задачам, требующим основательного подхода.

В целом, автоматизация выглядит рациональным решением для любого предприятия, участвующего в тендерных процессах, вне зависимости от того, в какой конкретно области оно работает, позволяет вывести эффективность на недоступный ранее уровень, значительно сократить сторонние издержки, максимально рационально расходовать материальные и трудовые ресурсы.